آشنايي با فرايند حل مسئله


يكي از مسائل پنهان در فرايند حل مسئله گرايش به تجزيه و تحليل بيش از حد موضوع است. در بسياري موارد براي حل مسائل سازماني نيازمند ابزاري مثل قلم و كاغذ و همچنين قدري آرامش براي تفكر و بحث و گفتگو در مورد مشكلي كه با آن مواجه شده ايم، هستيم. اما صرف نظر از نوع و وسعت مسئله سازماني، نكات زير را بايد براي حل كليهء مسائل به كار برد:
1.     تشخيص و تعريف مسئله. بايد ديد ماهيت مشكلي كه پيش رو داريم چيست و چه اهميت و آثاري براي عملكرد سازمان ما دارد. پاسخ صحيح به اين سوالات مي تواند تعيين كند كه كدام نحوهء برخورد با مسئله متناسب تر است؛ به طور مثال، مي توان ديد كه بايد مسئله به صورت گروهي حل شود يا فردي و يا اينكه چه اولويتي را به خود اختصاص مي دهد.
2.     جمع آوري و پردازش اطلاعات. در اين مورد بايد بدانيم كه چه اطلاعاتي مورد نياز است، چه اطلاعاتي در دسترس است و چه اطلاعات تكميلي ممكن است مورد احتياج باشد. كمبود اطلاعات ارائه راه حل را با مشكل مواجه مي سازد. اطلاعات بيش از حد نيز مسئله را مغدوش مي كند.
3.        ارائهء راه حل هاي ممكن. ديدي اكتشافي نسبت به فرايند حل مسئله اتخاذ نماييد تا بتوانيد طيفي از راه حل هاي ممكن را ايجاد كنيد.
4.     ارزيابي گزينه ها. براي ارزيابي گزينه ها و راه حل هاي موجود بايد معيارهايي را درنظر گرفت. اين معيارها مي تواند مالي، زماني، سازماني و يا عملكردي باشد اما امكان مقايسه بين راه حل ها را ارائه مي دهد. با مقايسه نتايج معيارها مي توانيد تصميم بگيريد كدام روش مناسب تر است.
5.     تصميم گيري و اطلاع رساني. بعد از نيل به راه حلي مشخص، بايد آن را با افرادي كه درگير اجرا هستند درميان بگذاريد تا از سردرگمي هاي بعدي ممانعت به عمل آورده و فرايند اجرا را تسهيل نماييد. در اين مرحله جلب مشاركت مجريان مي تواند به موفقيت اجرا بيافزايد.
6.     اجراي راه حل. زمان بندي انجام امور اجرايي و موعد مشخص براي هر مرحله از كار را تعيين كنيد. بعد از اين مرحله تنها كاري كه باقي مي ماند اين است كه اطمينان حاصل كنيد همهء امور به موقع و سروقت انجام مي شود و موانع اجرايي مراحل مختلف برداشته شود.
7.     ارزيابي تصميم. بعداز اجراي برنامه مي توان تاثيرات آن را ارزيابي نموده و مشخص نمود كه آيا پي آمدهاي حاصله در حد انتظار بوده است و يا اينكه مسائل جديد تري به وجود آمده كه مي بايد حل شوند.
قدم هاي فوق در انواع فرايندهاي حل مسئله به كار مي رود، اما راهكارهايي براي تكميل آنها نيز وجود دارد. برخي از مسائل نيازمند راه حل هاي خلاقانه هستند كه تنها از طريق اتخاذ تكنيك هاي مختلف همچون طوفان مغزي و يا تحليل نسبت قابل حصولند.
به همين خاطر بايد بدانيم كه با چه نوع مسئله اي مواجهيم، برنامه ريزي شده يا برنامه ريزي نشده.
مسائل برنامه ريزي شده مسائلي هستند كه مدير مداوماً با آنها روبروست. اين مسائل اگر پيچيده و نيازمند بررسي دقيق تر باشند، بازهم از آنجا كه سابقه دار هستند مي توان با رجوع به رويه هاي موجود سازماني آنها را حل كرد. نمونه هايي از اين دسته باگ هاي برنامه هاي كامپيوتري، مسائل حقوق ودستمزد پرسنل، و يا مشكلات مالي هستند. برنامه ريزي خطي، نظريه صف، تكنيك هاي درخت تصميم همگي روش هايي براي حل اين گروه از مسائل محسوب مي شوند.
مسائل برنامه ريزي نشده مسائلي هستند كه فاقد سيستم يا رويه مشخصي بوده و به سادگي نمي توان راه حل مناسب را براي آنها تشخيص داد. در اين زمره از مسائل مي توان به فرايند توسعه محصول جديد اشاره داشت. يكي از تكنيك هاي موثر براي حل اين سبك از مسائل روش حل خلاقانه مسائل است كه طوفان مغزي را نيز شامل مي شود. برخي ديگر از تكنيك هاي حل مسئله در اين خصوص عبارتند از تحليل علت و معلولي و تحليل پارتو.
منبع: Business Strategy

نوشته شده توسط خامه پرست در دوشنبه ۶ تیر ۱۳۹۰ |